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Étonnant comment une entreprise peut détenir une mine d’informations en interne et ne pas l’exploiter au profit de ses clients et surtout d’elle-même !
Exemple lors de ma dernière intervention dans une TPE (4 personnes) où le diagnostic organisationnel conduit à la suggestion d’une méthode de travail permettant d’accroître :
- la visibilité de la charge de travail
- le suivi des activités
- l’augmentation de la vitesse de réponse aux questions posées par les clients.
C’est de plus possible sans informatisation immédiate, avec un coût d’investissement extrêmement modéré, dans un contexte où la demande a fortement progressé.
Car l’information n’est pas seulement sous forme de données numériques, comme on a trop tendance à le penser.
Le système d’information ne se réduit pas au seul système informatique !
Elle est présente aussi sur des formulaires rédigés à la main. Il y a alors lieu de trouver une méthode astucieuse, pour pouvoir exploiter tout ce qui a déjà été collecté, sans changer les habitudes de collecte, mais en faisant évoluer les méthodes d’exploitation.
Si cela n’est pas faisable dans toutes les entreprises, il y a des TPE et des PME où cela est tout à fait réalisable.
L’enjeu est de maintenir puis accroître une capacité opérationnelle en gardant les coûts sous contrôle, par l’exploitation des informations détenues par l’entreprise sous d’autres formes que numériques.
L’augmentation de l’efficacité n’a pas comme seul recours la pression sur les équipes.
La fluidité de l’activité opérationnelle peut être obtenue en structurant les informations disponibles. Ces dernières peuvent également contribuer à la mise en place d’indicateurs de mesure dans le but de :
- avoir des valeurs de référence pour évaluer la performance
- pouvoir expliquer les valeurs de référence
- trouver des méthodes pour faire évoluer les valeurs vers des objectifs définis (SMART et partagés).
- déployer la méthode PDCA pour la mise en place des méthodes.
Si les dispositions d’organisation sont adoptées, il faudra préparer le projet, le conduire en recueillant l’adhésion des équipes, et notamment en adoptant des outils favorisant l’acceptation du changement.
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